Goede afwezigheidsmelding schrijven?
Je hebt eindelijk al je lopende zaken afgerond en zit met je hoofd al helemaal bij die heerlijke vakantie. Je staat op het punt om je jas te pakken en dan o ja, mijn afwezigheidsassistent aanzetten! Even vlug wat typen en wegwezen.
Niet echt het ideale uitgangspunt voor een goede tekst.
En dat is te merken aan de mailtjes die je af en toe terugkrijgt wanneer mensen afwezig zijn. Kort samengevat komen die hierop neer:
- Ik ben er niet.
- Mijn mail wordt niet gelezen en niet doorgestuurd.
- Bel mijn afdeling, secretaresse of de telefoniste maar.
- Of kijk op onze website voor de contactgegevens.
Kortom, teksten met een hoog zoek-het-maar-uit-gehalte. En dat is zonde, want met net iets meer aandacht en moeite maak je er een vriendelijke, positieve en klantgerichte tekst van. Je wilt je klanten en collega’s toch niet met een kluitje het riet in sturen?
Bedenk daarom goed wat degene die jou mailt nodig heeft:
- De datum waarop je weer terug bent. Zo kan de ontvanger beslissen of het kan wachten.
- De naam van je vervanger en zijn telefoonnummer en mailadres. Zo kan de ontvanger gericht contact opnemen met je collega wanneer zijn vraag niet kan wachten tot na jouw vakantie. Vermijd daarbij uitdrukkingen als ‘neem bij dringende zaken contact op met X’. Je schrikt de lezer hiermee onnodig af.
- De reden dat je er niet bent. Houd het kort: zeg bijvoorbeeld dat je op vakantie bent en vertel gerust waarheen, maar vermeld niet je hele reisschema. Kijk ook uit met grappig bedoelde uitdrukkingen als ‘welverdiende vakantie’. Die kunnen een verkeerde indruk geven van jou en je organisatie.
Maak er bijvoorbeeld dit van:
----------------------------
Beste lezer,
Op dit moment ben ik op vakantie in [land]. Vanaf [datum] ben ik weer bereikbaar. Neem bij vragen gerust contact op met mijn collega [naam]. U/Je kunt hem/haar bereiken via [mailadres] en [06-nummer].
Met vriendelijke groet,
[naam]
----------------------------
Vriendelijk, positief en klantgericht. O ja, en vergeet ook niet na die ‘welverdiende vakantie’ je melding weer uit te zetten. Best gek als mensen een week na je terugkomst nog afwezigheidsmeldingen van je krijgen. Zet daarom vooraf een herinnering in je agenda, zodat je hier op je eerste werkdag aan denkt.
Ziezo, dat is geregeld. En dan nu: fijne vakantie!